Datenschutzordnung der Oldtimer Schlepperfreunde Schmuttertal Neusäß e.V. (OSS–Neusäß)
Stand 22.02.2019

Diese datenschutzrechtliche Information nach Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Die separate Datenschutzerklärung zur Erhebung personenbezogener Daten über die Webseite des Vereins ( https://www.schlepperfreunde-schmuttertal-neusaess.de/ ) wird auf der genannten Internetseite für die Besucher der Webseite be-reitgestellt.

1. Verantwortlichkeit

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der

Oldtimer Schlepperfreunde Schmuttertal Neusäß e.V.,
Schmutterstraße 4,
86420 Diedorf,
gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB:
Stefan Aust;
E-Mail: info@schlepperfreunde-schmuttertal-neusaess.de

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht erforderlich, da weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

2. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden

Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereines, werden im Verein unter Beachtung der rechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) folgende personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern und Funktionsträgern verarbeitet:
Name, Vornamen, Geburtsdatum, Telefonnummern, Emailadresse, Bankverbindung, Zeiten der Ver-einszugehörigkeit (insbesondere Eintrittsdatum), Bilder, Videos.

Die in der Beitrittserklärung für Mitglieder erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet. Sie werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung, zur Organisation des Vereinsbetriebes, des Beitragseinzuges, der Übermittlung von Vereinsinformationen, der Einladung zu Versammlungen und Veranstaltungen durch den Verein verarbeitet und genutzt.
Eine Datenübermittlung an Dritte findet nicht statt. Eine Datennutzung für Werbezwecke findet ebenfalls nicht statt.
E-Mail-Adresse und Telefonnummer (soweit erhoben) werden vom OSS-Neusäß zum Zwecke der Kommunikation genutzt. Eine Übermittlung von E-Mail-Adresse und Telefonnummer an Dritte wird nicht vorgenommen.
Im Zusammenhang mit seinem Vereinsbetrieb sowie sonstigen Veranstaltungen des Vereinslebens veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen.

Die Zeiten der Vereinszugehörigkeit werden zur Ehrung von Mitgliedschaftsjubiläen verwendet.
Das Geburtsdatum wird für Geburtstagsgratulationen genutzt.

Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein – abgesehen von einer ausdrücklichen Einwilligung – nur erlaubt, sofern er aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung, der Erfüllung eines Vertrages oder zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Interessen der betroffenen Personen überwiegen, hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

Beabsichtigt der OSS-Neusäß, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuve-rarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so informiert er vor dieser Weiterverarbeitung die betroffenen Personen über diesen anderen Zweck und holt sich ggf. die ent-sprechenden Einwilligungen.

4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei dem Vertragsverhältnis handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein. Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen oder regionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichts-erstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern gesellschaftlicher Veranstaltungen auf der Webseite des Vereines oder sonstigen Vereinspublikationen veröffentlicht und an die Presse zum Zwecke der Veröffentlichung ohne spezielle Einwilligung weitergegeben. Gemäß Art 21 DSGVO steht den Mitgliedern im Einzelfall ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung „aufgrund besonderer Situationen zu. Wird Widerspruch seitens eines Mitglieds eingelegt, wägt der Verein ab, welches Interesse im Einzelfall überwiegt.

5. Die Empfänger und Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten haben beim OSS-Neusäß. nur solche Personen, die diese Daten zur Durchführung ihrer Aufgaben innerhalb der verantwortlichen Stelle benötigen, die über die ge-setzlichen Bestimmungen zum Datenschutz informiert sind und sich gemäß der geltenden gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet haben, diese einzuhalten. Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung der erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt nach Art. 6. Abs. 1 und Art. 25 DSGVO.
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgaben-stellung erfordert.
Vorstandsmitglieder, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, haben eine datenschutzrechtliche Verpflichtungserklärung zu unterzeichnen.

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Zah-lungsdienstleister weitergeleitet.

Zur Wahrnehmung satzungsgemäßer Mitgliederrechte kann bei Verlangen der Vorstand Mitgliedern bei Darlegung eines berechtigten Interesses Einsicht in das Mitgliederverzeichnis gewähren (z.B. für die Mitgliederversammlung).
Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, per-sonenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch nach dem Ausscheiden des Mitglieds aus dem Verein fort.
Die vereins- und personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Zugriff Dritter geschützt.

Die von der verantwortlichen Stelle eingeschalteten Dienstleister haben ihren Sitz und betreiben ihre IT-Infrastruktur ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR). Mit den Dienstleistern bestehen Verträge die die Datenschutz- und Datensicherheits-Vorgaben der Europä-ischen Datenschutzrichtlinie (95/46/EG) und der EU-DSGVO entsprechen. Auch im Falle der Ein-schaltung von externen Dienstleistern bleibt der OSS-Neusäß die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle.

Die verantwortliche Stelle nutzt im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten die Rechner der Vorstandsmitglieder. Diese werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor dem unrechtmäßigen Zugriff durch Dritte geschützt.


6.Speicherdauer und Speicherfristen

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.

Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist. Daten, die einer gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden für die weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht.

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vornamen, Nachname, besondere Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Verarbeitung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von Ereignissen des Vereinslebens zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitg-liedschaft gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Der betroffenen Person (Mitglied, Funktionsträger) stehen unter den jeweils genannten Vorausset-zungen die nachfolgenden Rechte zu:

1)    Recht auf Auskunft:
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person vom OSS-Neusäß ver-arbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO). Im Auskunftsantrag sollte das Anliegen präzisiert werden, um dem Verein das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

2) Recht auf Berichtigung:
Die betroffene Person hat das Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten (Art. 16 DSGVO).

3) Recht auf Löschung:
Die betroffene Person kann unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer perso-nenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht rechtliche Regelungen entgegenstehen.

4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Die betroffene Person hat im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschrän-kung der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu verlangen.

5) Recht auf Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person hat das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

6) Recht auf Widerspruch:
Die betroffene Person hat nach Art. 21 DSGVO das Recht, der Speicherung der Daten, die nicht im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben für bestimmte Zeiträume vorgehalten werden müssen, im Rah-men der Vorgaben der DSGVO für die Zukunft zu widersprechen.

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, hat die betrof-fene Person das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber zu widerru-fen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Ein Widerruf ist per E-Mail an info@schlepperfreunde-schmuttertal-neusaess.de zu richten.

7) Recht auf Beschwerde:
Wenn die betroffene Person der Auffassung ist, dass der OSS-Neusäß bei der Verarbeitung ihrer Da-ten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet hat, kann sie sich nach Artikel 77 DSGVO mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde, das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, wenden.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Beschränkungen aus §§ 34, 35 BDSG.

Vorgehen bei der Wahrung der Betroffenenrechte

Bei der Wahrung der Betroffenenrechte (auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung) wird sichergestellt, dass die Person, die eine Wahrung ihrer Rechte begehrt, ein-deutig identifizierbar ist. So kann erreicht werden, dass die zu betreffenden Daten nicht unbefugten Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Aus diesem Grund kann die verantwortliche Stelle bei begründeten Zweifel an der Identität eines Antragstellers auf Datenauskunft nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Informationen zur Bestäti-gung der Identität nachfordern (z. B. eine Postadresse oder das Geburtsdatum besonders bei elekt-ronischem Auskunftsantrag).